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Consultazione Archivi
Regolamento per l’accesso
Il presente regolamento per l’accesso alla Sezione archivi della Biblioteca Umanistica, è stato redatto sulla base delle disposizioni contenute nel DL n. 675/1996, art. 31, comma 1, lettera h, nonché secondo le disposizioni del “Codice di deontologia e buona condotta per il trattamento dei dati personali per scopi storici” del Garante per la protezione dei dati personali, Provvedimento n. 8/P/2001.

Per ulteriori specificazioni e integrazioni delle norme qui elencate si rimanda pertanto al suddetto D.L. e correlato Provvedimento. 

Norme generali

La ricerca nella Sezione archivi della Biblioteca Umanistica dell’Università di Siena è libera e gratuita.
Per fare ricerche nell’Archivio è necessaria l’autorizzazione del Responsabile dell’Archivio; l’autorizzazione è valida per l’anno solare in corso ed è strettamente personale.
Per ottenere tale autorizzazione l’utente è tenuto a compilare una domanda di ammissione indirizzata al Responsabile dell’Archivio e ad esibire un documento di identità. In caso di esterni, di studenti e di dottorandi, è necessario allegare una lettera di presentazione del docente o tutor che sovrintende al progetto di ricerca, indirizzata al Direttore della biblioteca.
Nella domanda l’utente deve specificare l’oggetto della ricerca e le sue finalità (art. 91 R.D. 2 ottobre 1911, n. 1163).
L’utente è tenuto ad apporre la propria firma in forma leggibile sul registro delle presenze giornaliere, indicando l’orario di ingresso.
Durante la permanenza dei visitatori in Archivio è d’obbligo la presenza degli addetti.
La consultazione è limitata al materiale inventariato e libero dai vincoli previsti dalla normativa vigente.
Gli inventari e gli strumenti di corredo sono liberamente consultabili da parte degli studiosi, che provvederanno a riconsegnarli dopo la consultazione. Non è consentito portarli fuori dagli ambienti dell’Archivio e neppure fotocopiarli senza autorizzazione.
Le richieste di consultazione dei documenti archivistici devono essere compilate sulle apposite schede, indicando:

1) data della richiesta,
2) nome e cognome del richiedente,
3) segnatura archivistica,
4) firma del richiedente.

Ogni scheda è valida per una sola unità archivistica.
E’ vietata qualsiasi azione che possa pregiudicare l’integrità del materiale documentario.
I documenti possono essere tenuti in deposito a disposizione dello studioso che li ha richiesti. Qualora lo studioso non si presenti in Archivio per dieci giorni consecutivi e non dia disposizioni particolari, il materiale verrà ricollocato al suo posto.
E’ obbligatoria la citazione della fonte, ivi compresi gli strumenti di ricerca, quando se ne riporti il testo o una sua parte.
Si ricorda che l’osservanza delle norme vigenti sul diritto d’autore è responsabilità dell’utente.
L’utente che utilizza materiale documentario si impegna a consegnare tre copie dell’eventuale pubblicazione  o una copia della tesi.

Consultabilità dei documenti

I documenti conservati nella Sezione Archivi della Biblioteca Umanistica sono liberamente consultabili, ad eccezione di quelli di seguito indicati, coperti da riservatezza, come disposto dall’art. 21 D.P.R. 30 settembre1963, n. 1409, dal D.L 30 luglio 1999, n. 281, art. 8, c. 2 e dal “Codice di deontologia e buona condotta per i trattamenti dei dati personali per scopi storici” (Provvedimento del 14 marzo 2001 del Garante per la protezione dei dati personali):  1)i documenti di carattere riservato relativi alla politica estera o interna dello Stato, che divengono consultabili cinquanta anni dopo la loro data;   2) i documenti contenenti dati personali (i cosiddetti “dati sensibili”., di cui agli art. 22 e 24 della L. n. 675/1996), divengono consultabili quaranta anni dopo la loro data; il termine è di settanta anni se i dati sono idonei a rivelare lo stato di salute  o la vita sessuale, oppure rapporti riservati di tipo familiare; 3) i documenti dei processi penali sono consultabili settanta anni dopo la data di conclusione del procedimento, con l’eccezione delle sentenze che sono pubbliche e liberamente consultabili.
Nel caso di fonti orali l’accesso alla consultazione è limitato a quei documenti per i quali l’autore dell’intervista ha rilasciato all’Archivio una dichiarazione scritta contenente il proprio consenso e quello dell’intervistato.
La consultazione, per motivi di studio, di documenti di carattere riservato prima della scadenza dei termini può essere autorizzata dal Ministero dell’Interno, previa domanda da indirizzare direttamente alla Prefettura. Tale autorizzazione è rilasciata a parità di condizioni  ad ogni richiedente.
In caso di richiesta di autorizzazione a consultare documenti di carattere riservato, l’utente deve presentare alla Direzione dell’Archivio un progetto di ricerca che , in relazione alle fonti riservate per le quali chiede l’autorizzazione, illustri le finalità della ricerca e le modalità di diffusione dei dati. Il richiedente ha facoltà di presentare ogni altra documentazione utile.
L’autorizzazione alla consultazione dei documenti di carattere riservato, prima dello scadere dei termini, può contenere cautele volte a consentire la comunicazione dei dati senza ledere i diritti, le libertà e la dignità delle persone interessate.
Le cautele possono consistere anche nell’obbligo di non diffondere i nomi delle persone , nell’uso delle sole iniziali dei nominativi degli interessati, nell’oscuramento dei nomi in una banca dati, nella sottrazione temporanea di singoli documenti dai fascicoli o nel divieto di riproduzione dei documenti. Particolare attenzione è prestata al principio della pertinenza e all’indicazione di fatti o circostanze che possono rendere facilmente individuabili gli interessati.
Il Responsabile può escludere temporaneamente dalla consultazionei documenti il cui stato di conservazione renda necessario tale provvedimento.
L’autorizzazione alla consultazione di documenti di carattere riservato è personale e il titolare dell’autorizzazione non può  delegare altri al conseguente trattamento dei dati. I documenti mantengono il loro carattere riservato e non  possono essere ulteriormente utilizzati da altri soggetti senza relativa autorizzazione.

Fotoriproduzione

La documentazione anteriore al 1 gennaio 1900 non può essere riprodotta in fotocopia.
Gli inventari non editi non possono essere riprodotti, senza autorizzazione.
Il materiale inedito non può essere fotocopiato, senza autorizzazione.
Il Responsabile può escludere dalla fotoriproduzione i documenti il cui stato di conservazione rendono necessario tale provvedimento.

Autorizzazione a pubblicare

Per poter utilizzare la riproduzione in fac-simile o la trascrizione di un documento archivistico o di parte di esso, è necessario richiedere l’autorizzazione al Responsabile dell’Archivio, utilizzando l’apposito modulo.
Il lavoro nel quale è utilizzato materiale consultato dovrà riportare la segnatura  esatta del documento e la menzione “della Sezione Archivi della Biblioteca Umanistica dell’Università di Siena ”, e l’espressa avvertenza di divieto di ulteriore riproduzione o duplicazione  con qualsiasi mezzo.
Lo studioso che utilizza materiale documentario dell’Archivio è vincolato a consegnare all’Archivio medesimo, tre copie dell’eventuale pubblicazione, o lavoro nel quale sia utilizzato il materiale consultato.

Diffusione

Nel rispetto del diritto alla riservatezza, all’identità personale e dignità degli interessati, l’interpretazione dell’utente rientra nella sfera della libertà di parola e di manifestazione del pensiero costituzionalmente garantite.
L’utente può utilizzare i dati elaborati o copie dei documenti contenenti dati personali, accessibili su autorizzazione, solo ai fini della propria ricerca, e ne cura la riservatezza anche rispetto a terzi.

Violazione delle norme di accesso

La violazione delle norme qui contenute, ferme restando le sanzioni di legge, contemplano l’esclusione dalle sale dell’Archivio dei soggetti responsabili della violazione medesima. Gli stessi potranno essere esclusi da ulteriori autorizzazioni alla consultazione di documenti riservati